Was ist (intelligente) Prozessautomatisierung?
Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Arbeitsschritten mit festem Ziel: eine Anfrage beantworten, ein Angebot erstellen, eine Rechnung buchen. Prozessautomatisierung lässt Software diese Schritte ausführen, jedes Mal gleich und zu jeder Uhrzeit.
Klassische Automatisierung stößt an eine Grenze, sobald Eingaben nicht sauber strukturiert sind. Eine Ausschreibung als 80-seitiges PDF, eine Kundenmail mit drei Anliegen, ein eingescannter Lieferschein: Hier musste bisher ein Mensch lesen und abtippen.
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) schließt diese Lücke. Ein Sprachmodell liest das Dokument, zieht die relevanten Angaben heraus und übergibt sie strukturiert an das nächste System. Der Prozess läuft weiter, ohne dass jemand kopieren muss.
RPA vs. KI-Prozessautomatisierung: der Unterschied
Robotic Process Automation (RPA) ahmt einen Menschen am Bildschirm nach. Ein Software-Roboter klickt Felder an, kopiert Werte und füllt Masken aus. Das funktioniert, solange sich nichts ändert. Verschiebt ein Update ein Eingabefeld, steht der Roboter still und jemand muss ihn nachjustieren.
KI-native Prozessautomatisierung arbeitet anders:
| Merkmal | RPA | KI-Prozessautomatisierung |
|---|---|---|
| Arbeitsweise | klickt Oberflächen nach | spricht Systeme über Schnittstellen (APIs) an |
| Eingaben | nur strukturiert (Felder, Tabellen) | auch Freitext, PDFs, Scans, E-Mails |
| Bei Änderungen der Oberfläche | bricht ab | läuft weiter, solange die Schnittstelle bleibt |
| Entscheidungen | feste Wenn-dann-Regeln | Regeln plus Einordnung durch das Sprachmodell, kritische Schritte mit menschlicher Freigabe |
| Pflegeaufwand | hoch bei häufigen Software-Updates | gering, Anpassungen an einer Stelle |
RPA bleibt sinnvoll für Altsysteme ohne Schnittstelle. Wo es eine API gibt, ist sie der stabilere Weg.
Einen Schritt weiter gehen KI-Agenten: Software, die einen Vorgang über mehrere Schritte selbst bearbeitet, etwa eine Anfrage liest, fehlende Angaben erkennt, Daten aus dem ERP holt und einen Angebotsentwurf anlegt. Auch dort gilt bei uns: Wo Urteil gefragt ist, gibt ein Mensch frei, bevor etwas nach außen geht.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und heute viel Lesen oder Abtippen erfordern. Viele davon beginnen mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP): Ein Sprachmodell liest Ausschreibungen, Rechnungen, Lieferscheine und E-Mails aus und übergibt die Angaben strukturiert an Ihre Systeme. Beispiele aus Unternehmen mit großen Aufträgen:
- Ausschreibungen und Anfragen sichten, Anforderungen extrahieren und mit dem eigenen Portfolio abgleichen
- Angebote aus Kalkulationsdaten, Textbausteinen und Vorprojekten vorbereiten
- Eingangsrechnungen und Belege erfassen, prüfen und zur Buchung übergeben
- Auftragsdaten zwischen CRM, ERP und Projektmanagement synchron halten
- Lieferantenkommunikation: Liefertermine abfragen, Abweichungen melden
- Serviceberichte und Protokolle zusammenfassen und im richtigen Vorgang ablegen
- Wiederkehrende Berichte aus mehreren Quellen erstellen
Weniger geeignet sind Entscheidungen mit großem Ermessensspielraum. Dort bereitet die Automatisierung vor und ein Mensch entscheidet.
Auch im Vertrieb lassen sich Abläufe automatisieren, etwa die sofortige Reaktion auf neue Anfragen. Ein Beispiel dafür ist Speed-to-Lead.
So läuft eine KI-Prozessautomatisierung bei titanspear.ai ab
- Prozess aufnehmen: Wir gehen den Ablauf mit den Menschen durch, die ihn heute erledigen. Wo kommen Daten her, wo gehen sie hin, wo wird gewartet?
- Zielbild festlegen: Welche Schritte übernimmt die Software, wo bleibt eine Freigabe durch Ihr Team? Das Ergebnis ist ein Konzept mit Aufwand und erwartetem Nutzen.
- Anbinden und bauen: Die Automatisierung wird über Schnittstellen (APIs) an Ihre bestehenden Systeme angeschlossen und läuft auf unserer eigenen Automatisierungsplattform.
- Pilot mit echten Daten: Ein Prozess geht in Betrieb, zunächst mit Kontrolle jedes Ergebnisses.
- Ausbau und Betreuung: Läuft der Pilot stabil, folgen weitere Prozesse. Wir überwachen die Abläufe und passen sie an, wenn sich Systeme oder Regeln ändern.
Sie haben dabei einen festen Ansprechpartner. Kunde Alex von AE Productions beschreibt das so: „Ich habe immer einen Ansprechpartner, wenn ich Fragen habe.“
Vorteile: Effizienz, Fehlerreduktion, Entlastung
Effizienz: Ein automatisierter Schritt wartet nicht auf Urlaubsvertretung oder den nächsten Arbeitstag. Vorgänge, die bisher Tage im Postfach lagen, sind bearbeitet, sobald sie eingehen.
Weniger Fehler: Abtippen erzeugt Tippfehler, Kopieren zwischen Systemen erzeugt Versionschaos. Wenn Daten einmal erfasst und über Schnittstellen weitergegeben werden, stimmen sie in jedem System überein. Unklare Fälle landen als Ausnahme bei einem Menschen, statt still falsch weiterzulaufen.
Entlastung: Ihre Ingenieure, Kalkulatoren und Sachbearbeiter sind teuer und schwer zu finden. Jede Stunde, die sie nicht mit Suchen und Übertragen verbringen, steht für Arbeit zur Verfügung, die Fachwissen braucht.
„Wir arbeiten schon seit einem halben Jahr mit titanspear und wir konnten sehr viele Prozesse automatisieren.“
Wenn der Engpass nicht das Abtippen ist, sondern das Suchen: RAG für Unternehmen.
DSGVO & Datenschutz bei automatisierten Prozessen
Automatisierte Prozesse verarbeiten oft personenbezogene Daten: Ansprechpartner, Kundendaten, Mitarbeiterangaben. Deshalb gehören Datenschutzfragen in die Planung, nicht ans Ende.
- Datenminimierung: Das Sprachmodell bekommt nur die Angaben, die es für den jeweiligen Schritt braucht.
- Keine automatisierten Einzelentscheidungen über Personen: Art. 22 DSGVO schränkt Entscheidungen ein, die ausschließlich automatisiert fallen und Menschen erheblich betreffen. Solche Schritte bauen wir mit menschlicher Freigabe.
- Protokollierung: Jeder Durchlauf ist nachvollziehbar, von der Eingabe bis zum Ergebnis.
- Vertrag: Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wie Sie Sprachmodelle ganz unter eigener Kontrolle betreiben, lesen Sie unter Corporate LLM. Welche Daten Ihre Mitarbeitenden in welches KI-Werkzeug geben dürfen, regelt eine KI-Richtlinie; eine KI-Richtlinie Vorlage gibt es bei uns kostenlos.
Kosten & Wirtschaftlichkeit
Feste Preise nennen wir nicht, weil der Aufwand stark vom Prozess abhängt. Drei Faktoren bestimmen ihn:
- die Zahl und Art der Systeme, die angebunden werden, und ob sie Schnittstellen haben
- die Qualität der Eingangsdaten, etwa saubere Formulare oder gescannte Altbestände
- die Zahl der Ausnahmen und Freigabeschritte im Prozess
Die Wirtschaftlichkeit lässt sich vorab grob rechnen: Dauer eines Vorgangs mal Anzahl pro Monat mal interner Stundensatz, gegenübergestellt dem Aufwand für Aufbau und Betrieb. Diese Rechnung machen wir im Konzept mit Ihren Zahlen, bevor Sie sich festlegen. Rechnet sie sich nicht, sagen wir das.