Sekretariat als Service, rund um die Uhr besetzt
Sekretariatsservice mit KI: Ihr Sekretariat zum Festpreis.
Sie lagern Ihr Telefon aus, wie an einen klassischen Sekretariatsservice. Nur dass hier niemand in der Warteschleife hängt und keine Minutenabrechnung kommt.
Ein Sekretariatsservice übernimmt die Telefonannahme Ihres Betriebs als externe Dienstleistung: Anrufe entgegennehmen, Auskunft geben, Anliegen notieren und Termine vereinbaren. Klassische Anbieter setzen dafür wechselnde Mitarbeiter zu festen Servicezeiten ein. Ein KI-Sekretariatsservice erledigt dieselben Aufgaben rund um die Uhr, nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an und kostet einen festen Monatsbetrag statt Grundgebühr plus Minutenpreis.
TÜV-SÜD- & IHK-qualifiziert · aus Hessen, für den Mittelstand
Was der Sekretariatsservice für Sie übernimmt.
Hinter dem Service steht die KI-Telefonassistentin Steffi: technisch ein vollständiger KI-Telefonassistent, eingerichtet und betrieben von uns. Fünf Dinge erledigt sie bei jedem Anruf.
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Telefonannahme im Namen Ihres Betriebs
Jeder Anruf wird angenommen, keiner läuft ins Leere.
Statt Freizeichen oder Mailbox meldet sich der Service mit Ihrem Betriebsnamen und führt ein natürliches Gespräch. Für den Anrufer klingt es, als säße Ihr Sekretariat am Platz.
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Auskunft zu den Standardfragen
Öffnungszeiten, Ablauf, Anfahrt: direkt beantwortet.
Die Fragen, die sich jede Woche wiederholen, klärt der Service sofort am Telefon. Bei Ihnen landet nur, was wirklich Ihre Entscheidung braucht.
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Gesprächsnotizen statt Zettelwirtschaft
Aus jedem Anruf wird eine saubere Notiz.
Wer hat angerufen, worum geht es, wie dringend ist es, welche Rückrufnummer? Sie bekommen eine sortierte Liste statt Post-its am Monitor.
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Terminvergabe in Ihren Kalender
Terminwünsche landen im Kalender, nicht auf dem Block.
Auf Wunsch bucht der Service freie Termine nach Ihren Regeln direkt ein. Das Hin und Her per Rückruf entfällt.
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Weiterleitung, wenn es dringend ist
Der Notfall wartet nicht bis zur nächsten Bürozeit.
Routineanliegen werden notiert, Dringendes wird sofort an Sie oder Ihr Team durchgestellt. Sie entscheiden vorab, was als dringend gilt.
Klassischer Sekretariatsservice oder KI-Sekretariatsservice?
Anbieter wie ebuero, bueroservice24 oder phonea besetzen Ihr Telefon mit Menschen in einem Service-Center. Das funktioniert seit Jahren, hat aber feste Grenzen: Servicezeiten, Warteschleifen bei Anrufspitzen, Abrechnung nach Minuten. Ein KI-Sekretariatsservice dreht genau diese drei Punkte um. Was er dafür nicht kann, steht ehrlich in der letzten Zeile.
| Kriterium | Klassischer Sekretariatsservice | KI-Sekretariatsservice |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Innerhalb der gebuchten Servicezeiten | Rund um die Uhr, auch nachts und am Wochenende |
| Anrufspitzen | Begrenzt durch die Zahl der Mitarbeiter, Warteschleife möglich | Beliebig viele Gespräche gleichzeitig |
| Wer spricht | Wechselnde Mitarbeiter, die Ihren Betrieb aus dem Briefing kennen | Immer dieselbe Stimme, eingerichtet auf Ihre Abläufe |
| Kostenmodell | Grundgebühr plus Minuten- oder Anrufpreise | Fester Monatsbetrag, planbar |
| Briefing bei Änderungen | Neues Briefing an den Anbieter, Umsetzung dauert | Wir pflegen Änderungen ein, Sie geben frei |
| Post, Schreibarbeiten, Backoffice | Je nach Anbieter buchbar | Nein, der Service arbeitet nur am Telefon |
Was ein Sekretariatsservice kostet.
Klassische Sekretariatsservices rechnen meist eine Grundgebühr plus Minuten- oder Anrufpreise ab; ebuero als bekanntester Anbieter nennt öffentlich Pakete von 59,90 bis 179,90 Euro pro Monat, Gesprächskosten kommen dazu (Anbieterangabe, Stand Juli 2026). Ein KI-Sekretariatsservice kostet in Deutschland 29 bis 99 Euro pro Monat im Einstieg, 139 bis 499 Euro für Betriebe mit mehr Anrufvolumen und 999 bis 2.499 Euro für voll betreute Pakete; Zusatzminuten liegen je nach Anbieter bei etwa 0,08 bis 0,30 Euro (geprüfte Anbieterpreise, Stand Juli 2026).
| Preisstufe | Preis pro Monat | Das steckt üblicherweise drin |
|---|---|---|
| Einstiegstarife | 29–99 € pro Monat | Grundfunktionen, meist 50 bis 1.000 Inklusivminuten |
| Betriebs-Tarife | 139–499 € pro Monat | Mehr Minuten, mehr Nutzer, Anbindung an Kalender und CRM |
| Voll betreute Pakete | 999–2.499 € pro Monat | Einrichtung, laufende Betreuung und Optimierung inklusive |
titanspear.ai arbeitet mit einem planbaren Festpreis pro Monat statt Minutenabrechnung. Die Höhe hängt von Anrufaufkommen, Aufgabenumfang und Anbindung an Kalender oder CRM ab; den konkreten Preis bekommen Sie im kostenlosen Erstgespräch.
Telefonannahme als Service.
Wer einen Telefonannahme-Service sucht, meint fast immer dasselbe Problem: Das Telefon klingelt, und niemand kann rangehen. Die Telefonannahme ist deshalb das Herzstück jedes Sekretariatsservice. Bei uns läuft sie so: Der Anruf wird beim ersten Klingeln angenommen, der Anrufer hört Ihren Betriebsnamen, das Anliegen wird im Gespräch erfasst. Danach entscheidet die Regel, die Sie festgelegt haben: Notiz an Sie, Termin in den Kalender oder sofort durchstellen. Es gibt keine Servicezeiten, keine Warteschleife und keinen Unterschied zwischen Dienstag 10 Uhr und Samstag 22 Uhr.
Je nachdem, wie Sie das Thema denken, passt eine andere Seite besser: Wenn Sie die KI als eigene Sekretärin im Büro sehen, finden Sie den Rollen-Blick auf der Seite zum KI-Sekretariat. Geht es Ihnen um den Empfang mit Begrüßung und Besucherlogik, schauen Sie sich die KI-Rezeptionistin an. Und die Technik dahinter erklärt die Seite zum KI-Telefonassistenten. Führen Sie eine Anwaltskanzlei, lesen Sie den Beitrag zum KI-Sekretariat in der Kanzlei, dort geht es um Mandantenanrufe und Fristsachen.
In drei Schritten zum besetzten Sekretariat.
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Sie buchen den Service
Ein Erstgespräch reicht: Welche Anrufe kommen rein, was soll notiert, gebucht oder durchgestellt werden? Damit steht der Umfang Ihres Sekretariats.
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Wir richten Ihr Sekretariat ein
Begrüßung mit Ihrem Betriebsnamen, Auskünfte, Terminregeln, Weiterleitung. Sie hören vorab rein und geben frei, bevor der Service mit Anrufern spricht.
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Der Service läuft, wir bleiben dran
Ab dann ist Ihr Telefon besetzt, Tag und Nacht. Neue Öffnungszeiten oder geänderte Abläufe? Sagen Sie Bescheid, wir pflegen sie ein. Das ist der Unterschied zwischen Service und Software.
Häufige Fragen zum Sekretariatsservice.
Was ist ein Sekretariatsservice?
Ein Sekretariatsservice ist eine externe Dienstleistung, die Sekretariatsaufgaben für Unternehmen übernimmt, vor allem die Telefonannahme: Anrufe entgegennehmen, Auskunft geben, Anliegen notieren und Termine vereinbaren. Klassische Anbieter setzen dafür Mitarbeiter in einem Büroservice-Center ein. Ein KI-Sekretariatsservice erledigt dieselben Aufgaben mit einer eingerichteten KI, die rund um die Uhr erreichbar ist und beliebig viele Anrufe gleichzeitig annimmt.
Was kostet ein Sekretariatsservice?
Klassische Sekretariatsservices rechnen meist eine Grundgebühr plus Minuten- oder Anrufpreise ab; ebuero als bekanntester Anbieter nennt öffentlich Pakete von 59,90 bis 179,90 Euro pro Monat, Gesprächskosten kommen dazu (Anbieterangabe, Stand Juli 2026). Ein KI-Sekretariatsservice kostet in Deutschland 29 bis 99 Euro pro Monat im Einstieg, 139 bis 499 Euro für Betriebe mit mehr Anrufvolumen und 999 bis 2.499 Euro für voll betreute Pakete (geprüfte Anbieterpreise, Stand Juli 2026).
Was ist der Unterschied zwischen Sekretariatsservice und Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat beschreibt die Rolle: eine Sekretärin, die Ihr Telefon betreut, egal ob angestellt oder als KI. Ein Sekretariatsservice beschreibt das Modell: Sie lagern diese Aufgabe als Dienstleistung an einen Anbieter aus, statt selbst jemanden einzustellen. Bei titanspear.ai bekommen Sie beides in einem: Wir richten die KI-Sekretärin ein, betreiben sie und pflegen Änderungen laufend ein.
Übernimmt ein KI-Sekretariatsservice die komplette Telefonannahme?
Ja. Die Telefonannahme ist das Kernstück des Service: Jeder Anruf wird angenommen, der Anrufer wird mit dem Namen Ihres Betriebs begrüßt, das Anliegen wird strukturiert erfasst und je nach Regel notiert, mit Termin versehen oder sofort an Sie durchgestellt. Anders als bei festen Servicezeiten klassischer Anbieter gilt das rund um die Uhr, auch am Wochenende.
Was kann ein KI-Sekretariatsservice nicht?
Alles, was außerhalb des Telefons liegt: Post öffnen, Schreibarbeiten erledigen, Besucher empfangen oder Botengänge machen. Dafür brauchen Sie weiterhin einen Menschen oder einen klassischen Büroservice. Am Telefon dagegen ist die KI im Vorteil: Sie ist immer erreichbar, kennt keine Warteschleife und vergisst keine Notiz.
Für wen lohnt sich ein Sekretariatsservice mit KI?
Für Betriebe, bei denen das Telefon klingelt, während alle arbeiten: Handwerksbetriebe, Dienstleister, Beratungsbüros, kleine Unternehmen ohne eigene Bürokraft. Eine halbe Stelle fürs Telefon lohnt sich dort selten, verpasste Anrufe kosten trotzdem Aufträge. Der KI-Sekretariatsservice schließt genau diese Lücke zu einem festen Monatsbetrag.
Ist ein KI-Sekretariatsservice DSGVO-konform?
Ja, bei richtiger Umsetzung: Der Anbieter arbeitet als Auftragsverarbeiter, Anrufer werden transparent informiert und alle Daten werden nach DSGVO verarbeitet. Genau so richten wir Ihren Sekretariatsservice ein. Details dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Mehr Antworten zu Einrichtung, Dialekten und Datenspeicherung finden Sie im großen FAQ →
Zuletzt aktualisiert: 30. Juli 2026
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