KI-Sekretariat: die KI-Sekretärin, die nie ans Mittagessen muss.

Ein Telefonsekretariat nimmt Anrufe für Sie entgegen, notiert Anliegen und kümmert sich um Termine — die klassische Aufgabe einer Sekretärin am Telefon. Ein KI-Telefonsekretariat übernimmt das rund um die Uhr: Es geht ans Telefon, führt ein natürliches Gespräch, hält jedes Anliegen fest, bucht auf Wunsch Termine und nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an — auch nachts und am Wochenende.

Eine KI-Sekretärin ist eine Software, die mit Sprach-KI die Aufgaben einer Sekretärin am Telefon übernimmt, rund um die Uhr. Sie meldet sich mit Ihrer Begrüßung, hört zu, fragt strukturiert nach, hält fest, wer angerufen hat und worum es ging, beantwortet einfache Fragen zu Ihrem Betrieb und trägt Termine nach Ihren Regeln in den Kalender ein. Anschließend bekommen Sie jede Notiz sauber aufbereitet.

Ein Anrufbeantworter zeichnet nur eine Nachricht auf — antworten, nachfragen oder einen Termin buchen kann er nicht. Das KI-Telefonsekretariat führt stattdessen ein echtes Gespräch: Es beantwortet einfache Fragen, fragt das Anliegen strukturiert ab und trägt auf Wunsch direkt einen Termin in Ihren Kalender ein.

Ja. Wenn Sie das möchten, vereinbart die KI Termine nach Ihren Regeln — verfügbare Zeiten, Puffer, Art des Termins — und trägt sie direkt in Ihren Kalender ein. So entfällt das Hin und Her per Rückruf.

Ja. Eine KI kann als Telefonzentrale arbeiten: Sie nimmt jeden eingehenden Anruf an, fragt nach dem Anliegen und leitet das Gespräch nach Ihren Regeln an die richtige Person weiter — oder notiert einen Rückrufwunsch. Anders als eine klassische Zentrale ist sie rund um die Uhr besetzt und bedient beliebig viele Anrufer gleichzeitig, ohne Warteschleife.

Anrufe nimmt ein KI-Telefonassistent an: eine Sprach-KI, die ans Telefon geht, das Anliegen erfragt, es notiert und auf Wunsch Termine in Ihren Kalender bucht. Je nach Anbieter heißt sie auch KI-Sekretärin, KI-Anrufbeantworter oder Voicebot. Es gibt sie als Software, die Sie selbst einrichten, etwa von fonio.ai, VITAS oder IONOS, und als Service, den der Anbieter für Sie einrichtet und betreut, wie bei titanspear.ai. Einen Vergleich von 20 Anbietern nach Preis, Einrichtung und Terminbuchung finden Sie in unserem Anbieter-Vergleich.

Ein KI-Telefonsekretariat läuft bei uns zu einem festen monatlichen Preis ohne versteckte Kosten — statt einer halben Bürostelle mit Lohnnebenkosten, Urlaub und Krankheitstagen. Wie hoch der Preis ausfällt, hängt von Ihrem Anrufvolumen und den Aufgaben ab: reine Anrufannahme, Notizen, Terminbuchung oder Weiterleitung. Den genauen Betrag nennen wir im kostenlosen Erstgespräch.

Nein. Die KI fängt das Dauerklingeln ab und hält Ihnen den Rücken frei, damit Ihr Büro zur eigentlichen Arbeit kommt — Entlastung statt Ersatz. Gespräche, die ein persönliches Wort brauchen, führen Sie weiterhin selbst.

Für jedes Büro, das Anrufe annehmen, Anliegen notieren und Termine vergeben muss — unabhängig von der Branche: Handwerksbetriebe, Hausverwaltungen, Beratungsbüros, Kanzleien, Vereine. Die Grundaufgaben am Telefon sind überall ähnlich. Für Kanzleien und Rechtsanwälte gibt es zusätzlich eine eigens zugeschnittene Variante mit vertraulicher Mandanten-Anrufannahme und Fristsachen-Erkennung.