Empfang besetzt, rund um die Uhr
KI-Rezeptionistin: Ihr Empfang für Handwerk und Mittelstand.
Sie begrüßt jeden Anrufer, gibt Auskunft, nimmt Anliegen auf und vergibt Termine. Auch samstags um sieben, wenn Ihr Büro leer ist.
Eine KI-Rezeptionistin ist eine Software, die den Telefonempfang Ihres Betriebs übernimmt: Sie nimmt jeden Anruf an, begrüßt Anrufer im Namen Ihres Unternehmens, beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten und Abläufen, erfasst Anliegen strukturiert und vergibt Termine. Anders als eine Empfangskraft arbeitet sie rund um die Uhr, führt beliebig viele Gespräche parallel und kostet einen festen Monatsbetrag.
TÜV-SÜD- & IHK-qualifiziert · aus Hessen, für den Mittelstand
Was die KI-Rezeptionistin an Ihrem Empfang übernimmt.
Bei uns heißt sie Steffi: eine virtuelle Assistentin, die Ihren Telefonempfang so führt, wie Sie es einer guten Empfangskraft beibringen würden. Fünf Dinge macht sie bei jedem Anruf.
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Begrüßt im Namen Ihres Betriebs
Jeder Anruf beginnt wie am besetzten Empfang.
Kein Freizeichen ins Leere, keine Bandansage. Die KI-Rezeptionistin meldet sich mit dem Namen Ihres Betriebs, freundlich und in natürlicher Sprache. Ihr Anrufer merkt zuerst: Hier kümmert sich jemand.
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Gibt Auskunft
Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf: sofort beantwortet.
Die immer gleichen Fragen klärt sie direkt am Telefon, so wie es eine gute Empfangskraft tun würde. Bei Ihnen landet nur, was wirklich Ihre Entscheidung braucht.
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Nimmt Anliegen strukturiert auf
Aus jedem Anruf wird eine klare Notiz.
Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es, unter welcher Nummer ist die Person erreichbar? Die KI fragt nach und hält alles geordnet fest. Sie arbeiten eine sortierte Liste ab statt eines Zettelchaos.
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Vergibt Termine
Terminwünsche landen im Kalender, nicht auf dem Notizblock.
Die KI-Rezeptionistin nimmt Terminwünsche entgegen und kann, je nachdem wie wir sie einrichten, freie Termine direkt in Ihrem Kalender buchen.
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Erkennt, was nicht warten kann
Der Wasserrohrbruch geht nicht im Tagesgeschäft unter.
Routinefrage oder Notfall? Die KI unterscheidet und meldet Dringendes sofort an Sie oder Ihr Team weiter, statt es in der Anrufliste versanden zu lassen.
Rezeptionistin einstellen oder KI-Rezeptionistin einrichten?
Eine Empfangskraft kann Dinge, die keine KI kann: Besucher empfangen, Post annehmen, Kaffee kochen. Am Telefon dreht sich das Bild, denn dort zählt vor allem, dass immer jemand rangeht. Technisch ist die KI-Rezeptionistin ein vollständiger KI-Telefonassistent, eingerichtet für die Aufgaben am Empfang.
| Kriterium | Empfangskraft | KI-Rezeptionistin |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Zu Bürozeiten, wenn niemand krank ist | Rund um die Uhr, auch am Wochenende |
| Parallele Anrufe | Ein Gespräch, der Rest wartet | Beliebig viele Gespräche gleichzeitig |
| Urlaub und Krankheit | Vertretung organisieren | Läuft durch, ohne Ausfall |
| Kostenmodell | Gehalt plus Lohnnebenkosten | Fester Monatsbetrag |
| Einstellung und Einarbeitung | Ausschreiben, einstellen, einarbeiten | Wir richten sie ein, Sie geben frei |
| Empfang vor Ort, Besucher, Post | Ja, das kann nur ein Mensch | Nein, sie arbeitet nur am Telefon |
Was eine KI-Rezeptionistin kostet.
Eine KI-Rezeptionistin kostet in Deutschland zwischen 29 und 99 Euro pro Monat im Einstieg, 139 bis 499 Euro für Betriebe mit mehr Anrufvolumen und 999 bis 2.499 Euro für voll betreute Pakete (geprüfte Anbieterpreise, Stand Juli 2026). Zusatzminuten über das Inklusivvolumen hinaus liegen je nach Anbieter bei etwa 0,08 bis 0,30 Euro; manche rechnen stattdessen 0,25 bis 0,28 Euro pro Gespräch ab.
| Preisstufe | Preis pro Monat | Das steckt üblicherweise drin |
|---|---|---|
| Einstiegstarife | 29–99 € pro Monat | Grundfunktionen, meist 50 bis 1.000 Inklusivminuten |
| Betriebs-Tarife | 139–499 € pro Monat | Mehr Minuten, mehr Nutzer, Anbindung an Kalender und CRM |
| Voll betreute Pakete | 999–2.499 € pro Monat | Einrichtung, laufende Betreuung und Optimierung inklusive |
titanspear.ai arbeitet mit einem planbaren Festpreis pro Monat statt Minutenabrechnung. Die Höhe hängt von Anrufaufkommen, Aufgabenumfang und Anbindung an Kalender oder CRM ab; den konkreten Preis erfahren Sie im kostenlosen Erstgespräch.
KI-Rezeptionist, virtuelle Rezeptionistin, KI-Telefonzentrale.
Fünf Namen, eine Lösung: Ob Sie KI-Rezeptionist, virtuelle Rezeptionistin, AI Rezeptionist, KI-Telefonzentrale oder KI-Empfangsdame sagen, gemeint ist immer eine Software, die die KI-Anrufannahme und den Empfang am Telefon übernimmt. Wer nach den englischen Begriffen sucht, findet die Einordnung auf der Seite zum AI Receptionist auf Deutsch. Die meisten Anbieter richten ihre KI-Rezeption auf Hotels oder Arztpraxen aus. Steffi ist für Betriebe gebaut, in denen gar kein Empfangstresen steht: Handwerk, Bau, Dienstleister, Mittelstand. Wo der Empfang zur Stoßzeit klingelt, wie bei Reservierungsanrufen in der Gastronomie, nimmt sie parallel an, statt besetzt zu sein.
Telefonischer Empfangsdienst, ohne externen Dienstleister.
Ein telefonischer Empfangsdienst nimmt Anrufe im Namen Ihres Betriebs an, begrüßt Anrufer, gibt Auskunft und reicht Anliegen weiter. Klassisch übernehmen das externe Büroservices mit menschlichen Mitarbeitern, meist zu festen Servicezeiten und abgerechnet pro Anruf oder Minute. Die KI-Rezeptionistin leistet denselben Empfangsdienst automatisiert: Sie geht rund um die Uhr ran, führt beliebig viele Gespräche parallel und kostet einen festen Monatsbetrag. Briefing, Abstimmung und Kontrolle eines externen Dienstleisters entfallen — Sie hören einmal rein, geben frei, und Ihr Empfang ist besetzt.
Für Betriebe, in denen niemand am Empfang sitzt.
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Der Monteur auf der Leiter
Das Handy vibriert in der Tasche, beide Hände sind am Rohr. Die KI-Rezeptionistin geht ran, klärt das Anliegen und legt den Rückruf in die Liste. Der Auftrag geht nicht an den Wettbewerber, nur weil gerade montiert wird.
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Die Chefin im Kundentermin
Im Büro klingelt es ins Leere, während sie das nächste Projekt bespricht. Statt einer vollen Mailbox findet sie danach drei sortierte Anliegen vor: Name, Thema, Dringlichkeit, Rückrufnummer.
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Freitag, 16:30 Uhr
Das Büro ist zu, die Anfragen kommen trotzdem. Die KI-Rezeptionistin nimmt sie übers Wochenende an und vergibt Termine für Montag. Warum gerade dann viele Anrufe kommen, zeigt unser Ratgeber zur telefonischen Erreichbarkeit.
Und wenn aus Annahme Vertrieb werden soll: Dieselbe Technik ruft neue Anfragen von Ihrer Website auch aktiv zurück, in unter 60 Sekunden. In einem realen Kundenprojekt führten 83 erreichte Leads zu 19 vereinbarten Terminen (23 %). Wie das funktioniert, steht auf der Seite zu Speed to Lead.
So zieht Ihre KI-Rezeptionistin ein.
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Sie beschreiben Ihren Empfang
Welche Anrufe kommen rein, welche Fragen wiederholen sich, wohin sollen Termine? Ein Gespräch reicht, damit wir den Rahmen kennen.
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Wir richten Steffi darauf ein
Begrüßung mit Ihrem Betriebsnamen, Auskünfte, Terminvergabe, Weiterleitung im Notfall. Sie hören vorab rein und geben frei, bevor sie mit Anrufern spricht.
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Sie nimmt den Hörer ab
Ab dann ist Ihr Empfang besetzt, Tag und Nacht. Sie bekommen jedes Anliegen sauber aufbereitet statt einer Liste verpasster Anrufe.
Häufige Fragen zur KI-Rezeptionistin.
Was ist eine KI-Rezeptionistin?
Eine KI-Rezeptionistin ist eine Software, die den Telefonempfang eines Betriebs übernimmt: Sie nimmt jeden Anruf an, begrüßt Anrufer im Namen des Unternehmens, beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten und Abläufen, erfasst Anliegen strukturiert und vergibt Termine. Anders als eine Empfangskraft arbeitet sie rund um die Uhr, führt beliebig viele Gespräche parallel und kostet einen festen Monatsbetrag.
Was kostet ein KI-Mitarbeiter?
Ein KI-Mitarbeiter am Telefon kostet in Deutschland je nach Umfang 29 bis 99 Euro pro Monat im Einstieg, 139 bis 499 Euro für Betriebe mit mehr Anrufvolumen und 999 bis 2.499 Euro für voll betreute Pakete. Zusatzminuten über das Inklusivvolumen hinaus liegen je nach Anbieter bei etwa 0,08 bis 0,30 Euro (geprüfte Anbieterpreise, Stand Juli 2026).
Was kostet eine KI pro Monat?
Die meisten KI-Rezeptionistinnen werden monatlich abgerechnet: Einstiegstarife starten bei 29 bis 49 Euro pro Monat, gängige Betriebs-Tarife liegen zwischen 99 und 499 Euro, meist mit einem Inklusivvolumen an Gesprächsminuten. titanspear.ai arbeitet mit einem festen Monatspreis ohne Minutenabrechnung; die Höhe hängt von Anrufaufkommen und Aufgabenumfang ab und wird im kostenlosen Erstgespräch konkret.
Wie viel Geld bekommt man als Rezeptionist?
Das Gehalt einer Rezeptionistin hängt von Region, Branche und Erfahrung ab; für den Betrieb kommen zum Bruttogehalt noch Lohnnebenkosten, bezahlter Urlaub und Krankheitstage dazu. Eine KI-Rezeptionistin kostet dagegen einen festen Monatsbetrag, arbeitet rund um die Uhr und nimmt beliebig viele Anrufe parallel an. Den Empfang vor Ort ersetzt sie nicht, den Telefonempfang schon.
Wie heißt die KI, mit der man reden kann?
Das hängt vom Anbieter ab: Auf dem Handy heißen Sprachassistenten Siri oder Google Assistant, im Wohnzimmer Alexa. Die KI-Rezeptionistin von titanspear.ai heißt Steffi. Sie bedienen sie nicht per App, sondern sie geht unter der Rufnummer Ihres Betriebs ans Telefon und spricht mit Ihren Anrufern.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Rezeptionistin und KI-Telefonassistent?
Es ist dieselbe Technik mit anderem Schwerpunkt: KI-Telefonassistent ist der Oberbegriff für Software, die Telefongespräche selbst führt. KI-Rezeptionistin beschreibt den Einsatz als Empfang, also begrüßen, Auskunft geben, Anliegen aufnehmen und Termine vergeben. Wer eine virtuelle Rezeptionistin, einen AI Rezeptionist oder eine KI-Telefonzentrale sucht, meint dieselbe Lösung.
Ist eine KI-Rezeptionistin DSGVO-konform?
Ja, bei richtiger Umsetzung: Der Anbieter arbeitet als Auftragsverarbeiter, Anrufer werden transparent informiert und alle Daten werden nach DSGVO verarbeitet. Genau so richten wir Ihre KI-Rezeptionistin ein. Details dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Mehr Antworten zu Einrichtung, Dialekten und Datenspeicherung finden Sie im großen FAQ →
Zuletzt aktualisiert: 30. Juli 2026
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