KI-Sekretariat für die Kanzlei: Die Tür ist zu, Sie sind im Mandantengespräch. Die KI nimmt jeden Anruf auf.

Wenn in Ihrer Kanzlei niemand abheben kann, übernimmt der KI-Telefonassistent von titanspear.ai: Er nimmt den Anruf vertraulich an, erfasst Anliegen und Rückrufwunsch strukturiert und meldet Fristsachen sofort. Sie legen fest, ob die KI nur als Overflow einspringt oder jeden Anruf annimmt — Ihr Sekretariat bleibt dabei die zuständige Stelle für alles Inhaltliche.

Anrufmanagement heißt: Jeder eingehende Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst und an die zuständige Person übergeben — statt auf der Mailbox zu landen. Genau diesen Teil übernimmt der KI-Telefonassistent, rund um die Uhr: Er nimmt an, fragt nach Mandant, Anliegen und Rückrufwunsch, erkennt Fristsachen und eskaliert sie sofort. Für Ihre Kanzlei heißt das durchgehende Erreichbarkeit, auch abends und am Wochenende, ohne dass jemand Bereitschaft schieben muss. Wer zurückruft und was inhaltlich passiert, entscheiden weiterhin Sie.

Die Verarbeitung läuft als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Gesprächsdaten werden vertraulich verarbeitet und Anrufer transparent informiert. Wie sich der Einsatz mit Ihren berufsrechtlichen Pflichten verträgt, besprechen wir offen und im Detail — wir behaupten nichts, was wir nicht halten können.

Nein. Die KI berät nicht und entscheidet nichts Inhaltliches. Sie nimmt Anliegen auf, erfasst Rückrufwünsche, erkennt Dringendes und gibt nur die Informationen weiter, die Sie freigegeben haben — etwa Bürozeiten oder benötigte Unterlagen. Die Beratung bleibt bei Ihnen und Ihrem Team.

Die KI erkennt Dringendes anhand Ihrer Kriterien und eskaliert sofort: Die zuständige Person in der Kanzlei bekommt direkt Bescheid. Alles andere landet sortiert in der Rückrufliste — nichts geht unter. Die Bewertung, ob eine Frist tatsächlich läuft, trifft weiterhin Ihre Kanzlei.

Ja. Gerade Einzelkanzleien und kleine Rechtsanwalts- oder Steuerkanzleien ohne feste Empfangskraft schließen so die Lücke, die sonst die Mailbox füllt. Der KI-Telefonassistent nimmt den Mandanten-Erstkontakt an, hält das Anliegen vertraulich fest und meldet Dringendes wie Fristsachen sofort an Sie. Eine Empfangskraft ersetzt er nicht — er entlastet, wo bisher das Telefon durchgeklingelt hat. Wie ein KI-Sekretariat in der Kanzlei konkret arbeitet, lesen Sie im Ratgeber zum KI-Sekretariat für die Kanzlei.

Er eignet sich für Einzelkanzleien und kleine Sozietäten ohne durchgehend besetztes Sekretariat, für Kanzleien mit vielen Erstanfragen und für Steuerkanzleien in Fristzeiten. Weniger sinnvoll ist er für Kanzleien mit besetzter Zentrale und wenigen verpassten Anrufen — und gar nicht für Kanzleien, die telefonische Rechtsauskünfte automatisieren möchten: Das leistet kein KI-Telefonassistent, und das soll er auch nicht.

Einer, der vertraulich arbeitet, Fristsachen erkennt und sofort meldet, keine Rechts- oder Steuerauskünfte gibt und Rückrufwünsche strukturiert dokumentiert. titanspear.ai richtet den KI-Telefonassistenten dafür agentur-betreut ein — Sie hören vorab rein und geben frei. Branchenoffene Anbieter wie fonio.ai, VITAS oder Placetel AI kommen ebenfalls infrage; einen neutralen Vergleich von 20 Anbietern finden Sie unten verlinkt.

In der Steuerkanzlei klingelt es zu Fristen und in der Saison besonders oft. Der KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, erfasst Mandant, Anliegen und Rückrufwunsch und meldet Eiliges sofort. Steuerliche Auskünfte gibt er nicht — er entlastet das Sekretariat und hält den Rücken für die Mandatsarbeit frei.

Das hängt von Ihrer Kanzlei ab: wie viele Anrufe reinkommen, was die KI übernehmen soll und wie sie angebunden wird. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch — wir nennen Ihnen einen konkreten Preis, ohne versteckte Kosten.

Nein. Ihre Rufnummer bleibt, Ihre Telefonanlage auch. Eine einfache Rufumleitung genügt: Die KI übernimmt, wenn bei Ihnen niemand abhebt — oder auf Wunsch jeden Anruf. Wir richten alles ein, Sie hören vorab rein und geben frei, bevor der erste Mandant mit der KI spricht.